Waarom e-mail archiveren?

 

Een emailarchief is een veilige opbergplaats waar u uw e-mail kunt bewaren voor juridische en operationele doeleinden. Een goed mailarchiveringssysteem slaat het bericht op alvorens het naar de ontvanger te sturen. Zo wordt voorkomen dat belangrijke email wordt verwijderd voordat het kan worden gearchiveerd. Middels de-duplicatie worden mails, maar belangrijker nog bijlagen, maar een keer opgeslagen. Verder worden emails, na indexering, opgeslagen in alleen-lezen-formaat. Op deze manier bent u er zeker van dat gearchiveerde berichten in hun oorspronkelijke staat worden bewaard.

Emailarchivering elimineert ook de noodzaak om op elke individuele computer naar persoonlijke archieven te zoeken. Emailarchiveringssystemen bieden geavanceerde zoek- en terughaalfuncties. Op deze manier kunnen gebruikers hun berichten terugvinden op een snelle en efficiënte manier. Zonder effectief emailarchiveringssysteem kan het vinden van een email heel lastig zijn.

 
Waarom e-mail archiveren?
Er zijn vier hoofdredenen voor het archiveren van zakelijke e-mail:

  • opslagbeheer
  • kennisbeheer
  • naleving van wetgeving en voorschriften
  • procesvoering 

Hoewel de data die onder de regelingen vallen per sector verschillen, moeten alle records die met de bedrijfsactiviteit van een organisatie te maken hebben, voldoen aan wettelijke eisen en voorschriften. Hieronder vallen onder andere gegevens betreffende werknemers en klanten, correspondentie tussen organisaties en financiële documentatie.
Dit betekent dat documenten minimaal vijf jaar bewaard moeten worden vanaf het einde van het fiscale jaar.

Opslagbeheer
De opslag van e-mails mag niet ten koste gaan van de prestaties van uw e-mailserver, dus moeten ze buiten deze server om worden opgeslagen. Uw mailserver hoeft dus niet langer e-mails op te slaan en zal beter blijven presteren. Maar het belangrijkste “bijkomende” voordeel is de continue back-up van alle e-mails.

Kennisbeheer
Het emailsysteem van een organisatie is een opslagplaats van kennis. Het kan enorm veel informatie bevatten die vaak van levensbelang is voor het bedrijf. Toegang tot deze informatie kan ervoor zorgen dat gebruikers productiever worden.

Een archiveringssysteem kan de juiste kennismanagementtools bieden (zoals het sorteren van emailrecords en geavanceerde zoekfuncties) om medewerkers in staat stelt de kennis die in het emailarchief ligt opgeslagen, te beheren.

Wet- en regelgeving
In de Archiefwet 1995 staat “elk document dat een rol vervult bij de taakuitoefening binnen de organisatie is in principe een archiefstuk.” Dat betekent dat je emailberichten hoort te archiveren als ze deel uitmaken van een dossier, project of opdracht.
Email komt in de meeste gevallen bij één persoon binnen. Als organisatie moet u ervoor zorgen dat ook deze email automatisch wordt bewaard.
 
Naast de Archiefwet zijn er nog meer wetten en regels waaraan men zich moet houden, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Overheidsinstanties en telecom- of internetproviders hebben te maken met specifieke regels voor het bewaren van e-mails. Maar ook bedrijven die zaken doen met buitenlandse bedrijven moeten voldoen aan extra regels, zoals de Sarbanes Oxley regeling voor het doen van zaken met beursgenoteerde Amerikaanse bedrijven. Ook de regelgeving binnen de EU verschilt nog per land, maar zal op termijn op Europees niveau worden geregeld.
Mocht u in een juridisch proces belanden dan is het goed om te weten dat e-mails steeds vaker geaccepteerd worden als bewijslast. Denk aan de interne e-mails over het ‘kopiëren’ van de Java programmeertaal van Sun door Microsoft.

Procesvorming
Niet alleen vanuit de wet gezien is het wenselijk om alle e-mail te bewaren. Ook vanuit zakelijk perspectief is het belangrijk om dossiers compleet te hebben.

Een procedure waarbij alle email automatisch wordt opgeslagen verschaft ook duidelijkheid naar het personeel, wat het privégebruik zal beperken.

Ook op het gebied van emailarchivering is NMA ICT Solutions uw partner voor advies, implementatie en ondersteuning. Neem contact met ons op voor meer informatie!

Bookmark and Share

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , ,