NMA ICT Solutions begrijpt dat. Wij hebben ons in de wereld van het midden en kleinbedrijf verdiept en zien dat u flinke besparingen kunt realiseren door elektronische facturen te sturen aan uw klanten. Zonder concessies te doen aan de betrouwbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en beheersbaarheid. Daarom zijn we enthousiast dat de boekhoudsoftware UNIT4 Multivers uitgebreid is met de mogelijkheid tot elektronische facturatie.

Module
Met de module Elektronisch Factureren van UNIT4 Multivers kunt u uw klanten geheel digitaal facturen sturen. De veiligheid en echtheid van uw elektronische factuur is gewaarborgd door gebruik van een geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening. AIs de factuur eenmaal gesigneerd is, dan wordt  die automatisch op uw eigen computer geplaatst als bewijs. Wilt u de factuur nogmaals versturen, hoeft u hem niet opnieuw te laten signeren. Daarmee voorkomt u dubbele kosten. Behalve facturen kunt u ieder ander document, bijvoorbeeld offertes of contracten, signeren en veilig versturen.

Kostenbesparing
Elektronisch factureren zorgt voor een aanzienlijke kostenverlaging. Het niet digitaal verwerken van facturen kost u per factuur gemiddeld € 1,65. De grootste kostenbesparing zit in de reductie van handmatige handelingen. Daarnaast zal u vanzelfsprekend besparen op de benodigde materialen zoals briefpapier en enveloppen. Met UNIT4 Multivers Elektronisch Factureren bent u slechts € 0,28 per verzonden factuur kwijt. En uit onderzoek blijkt dat ontvangers van elektronische facturen gemiddeld 7 dagen sneller betalen

Handig
Ontvangt u elektronische facturen van een leverancier die ook UNIT4 Multivers gebruikt? Dan krijgt u nog meer voordeel! U kunt dan het XML-bestand dat naast de PDF-factuur wordt meegestuurd zonder moeite importeren in UNIT4 Multivers. U hoeft nog slechts de grootboekrekening aan te passen en de factuur is geboekt. Met de module Elektronisch Factureren vanUNIT4 Multivers maakt u een belangrijke stap naar optimale administratieve efficiëntie. UNIT4 Multivers is daarom thuis in uw bedrijf.

Meer informatie
Wilt u meer weten of een rekenvoorbeeld ontvangen? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 024 374 32 74 of e-mail: pablo.mayerhofer@nma-ict.nl

Als partner van UNIT4 maken wij gebruik van de standaard software van Multivers voor het MKB.

Nadat wij een oplossing bij u hebben geïmplementeerd, wilt u natuurlijk dat uw medewerkers snel vertrouwd raken met de software. Om hier zo min mogelijk tijd mee te verliezen, verzorgt NMA ICT Solutions ‘training on the job’. Wij maken uw medewerkers wegwijs in de applicatie, zodat zij snel en efficiënt aan de slag kunnen.

Branche specifiek
Het grote voordeel van onze bedrijfssoftware oplossingen is dat deze in veel gevallen brancheonafhankelijk zijn. Accountancy, installatie, retail, productie en groothandel zijn voorbeelden van branches waarin een bedrijfssoftware oplossing van NMA ICT Solutions uitstekend toepasbaar is. Om hier nog een extra dimensie aan te geven: onze oplossingen zijn modulair opbouwbaar. Hierdoor kunnen wij nog specifieker inspelen op uw behoeften en op de branche waarin uw organisatie actief is.

NMA ICT Solutions biedt ook de onlineversies van Multivers van Unit4 aan. Deze versies hebben dezelfde functionaliteit en modulestructuur als de offlineversies. Het verschil zit ‘m erin dat de complete functionaliteit via het internet benaderd wordt. Dat levert u een aantal voordelen op:

• U en uw accountant kunnen uw administratie 24 uur per dag, 7 dagen per week benaderen, waar u zich ook bevindt. Dit is ideaal voor medewerkers op locatie of thuiswerkers.
• U hebt niet te maken met aanschafkosten of het installeren van software. U kunt dus meteen aan de slag.
• U bent altijd gegarandeerd van een back-up, mocht er informatie verloren gaan.
• U werkt altijd met de meest recente versie van de software.
• Uw informatie is 100% veilig.

Het is één van de vele onderzoeken die IT-bedrijven laten verrichten, maar het stemt wel tot nadenken. Als je 1750 kopstukken door heel Europa vraagt of ze zijn voorbereid op een echte ramp waarbij alle systemen onderuit gaan, reageert driekwart uiterst negatief.

Uit het onderzoek naar ‘Disaster Recovery’ dat onlangs is verricht naar de vraag hoe goed bedrijven zijn voorbereid op verlies van data en downtime van hun IT-systemen, blijkt dat driekwart van de bedrijven in Europa niet zeker is dat zij hun activiteiten kunnen hervatten na een ramp. Reden hiervan is dat zij niet in staat denken te zijn hun data en systemen te herstellen. Dit terwijl de afhankelijkheid van IT systemen en de data die we steeds massaler rondsturen en opslaan erg groot is.

Zeg nooit nooit
Zoals dat met alle risico’s gaat, bereiden bedrijven en overheden zich vooral voor op ‘reële’ gevaren. Brand, stelende werknemers of stroomuitval; een natuurramp uitsluiten lijkt echter zelfs in Nederland niet verstandig. Volgens het World Risk Report van de Verenigde Naties is Nederland van alle Europese landen zelfs het meest blootgesteld aan een potentiële ramp: we wonen immers onder de zeespiegel. Alleen doordat we als goed georganiseerd en hoogontwikkeld land goed met de gevolgen kunnen omgaan, scoort Nederland uiteindelijk gemiddeld in de risicoanalyse van de VN. Want risico, weten verzekeraars, is de kans dat een ramp zich voltrekt maal het effect dat die zou hebben.

Economische impact
Als systemen op zwart gaan, kan dat kostbare gevolgen hebben. Schade die het gevolg is van verlies aan productiviteit van medewerkers die even niets meer kunnen doen, omzetverlies doordat transacties wegvallen en de vertraging van productontwikkeling worden het vaakst genoemd in het onderzoek. Al met al schatten de Europese bedrijven in dat ze in 2010 een gemiddeld productiviteitsverlies hebben geleden van twee werkdagen. Dit staat voor een bedrijf met gemiddeld 2.000 medewerkers gelijk aan 28.391 manuren.

Grootste gevaar is het systeem zelf
Het is dus niet zo dat het bedrijfsleven spoken ziet. Er blijkt uitgebreide ervaring te bestaan met grote en kleinere rampen. Ruim de helft van de ondervraagden werd de afgelopen twaalf maanden getroffen door haperende IT, met als gevolg verlies van data. Het gevaar blijkt niet eens zozeer te schuilen in orkanen, een aardbeving of overstroming. Het leeuwendeel van de schade, 60 procent, werd veroorzaakt door hardware die niet deed wat hij moest doen, gevolgd door de uitval van elektriciteit (40 procent). Storingen door software zijn een goede derde met 35 procent. Nog een opmerkelijke oorzaak van incidenten: sabotage door medewerkers werd door 8 procent van de ondervraagden genoemd.

Hoe snel herstel je?
Een risicoanalyse hoef je er dus nauwelijks op los te laten: je bent vroeg of laat de klos als onderneming als het om IT-crashes gaat. Het is dus zaak goed voorbereid te zijn op kleine incidenten en grote rampen, met als ultieme doel: business continuity: de zaak moet zo goed en snel mogelijk weer opstarten en doordraaien. Dat hebben we wel geleerd van de aanslagen in New York in 2001, Deutsche Bank had een tweede datacenter 150 mijl buiten Manhattan en daardoor lichtten de schermen binnen twee uur weer op. Er was een ander bedrijf dat voor zijn back-up vertrouwde op een systeem in de tweede toren. Dat bedrijf heeft de aanslag niet overleefd. Maar ook bedrijven die vertrouwden op extra capaciteit elders op Manhattan werden dubbel getroffen: hun personeel konden die back-uplocatie niet bereiken doordat de autoriteiten het gebied hermetisch afsloten. “Zo zie je maar dat het een samenspel is van data, systemen en mensen.

Japan
Zodra je een natuurramp ziet aankomen, is er in de regel wel tijd om data snel te verplaatsen naar een veiliger plek. Bij voorkeur een in een volstrekt andere regio, en zeker een die draait op een ander elektriciteitsnet. Maar voor dat ‘leegtrekken’ van een datacenter heb je wel werknemers nodig. “Wat bleek in Japan na de tsunami? Er lagen mooie plannen voor een dergelijke uitwijk, maar mensen lieten de IT-systemen in de steek: als je een ramp overkomt, wil je alleen maar bij je familie zijn. Dat heeft ons geleerd, dat je zoveel mogelijk van dergelijke veiligheidsprocessen moet automatiseren.”

Investeren in rampenbestrijding
Het besef dat ondernemingen kwetsbaar zijn en steeds kwetsbaarder worden door de alomtegenwoordigheid van IT blijkt nogal laat door te dringen: 44 procent van de ondervraagde organisaties gaf aan dat zij hun procedures voor back-up en recovery hebben aangepast na een incident. Verder investeerde 27 procent van de bedrijven meer geld in back-up en recovery na een ramp. Nederland komt er wat dat betreft een beetje laks vanaf in het onderzoek. Europese bedrijven besteden ongeveer 10 procent van hun IT-budget aan het veilig wegzetten en bewaren van hun data, maar in de Benelux ligt dit op slechts 8 procent. Het is in feite een verzekeringskwestie: je moet regelmatig een risicoanalyse loslaten op je business continuity en voldoende investeren om schade te voorkomen. Je business en de omgeving verandert immers voortdurend, en daarmee je kwetsbaarheid. Retailers konden vroeger hun klanten nog wel even zoet houden als de logistiek het liet afweten, maar met webshops raken ze nu onherroepelijk klanten kwijt.

Bron: Management Team

Van de mensen die nog geen gebruik maken van cloud-diensten ziet slechts 17 procent van de mannen absoluut niet het nut ervan in. Onder vrouwen is dit percentage significant groter, bijna 27 procent.

Bron: BusinessCompleet.nl

Uw bedrijfsinformatie kan op twee manieren worden ingedeeld:
1. Gegevens (data) die u opslaat en bewaart, informatie voor derden, klanten- of patiëntenbestanden, juridische contracten, enzovoorts.
2. Geheimen: waardevolle vertrouwelijke informatie zoals financiële rapporten, blauwdrukken, bedrijfsstrategieën en productontwikkelingstrajecten.

Wat is de echte impact van een datalek?
In een recent onderzoek zijn de kosten van het lekken van bedrijfsgevoelige data door een onvoorzichtige medewerker geschat op minstens 300.000 euro. En de schade van een derde partij die uw vertrouwelijke informatie verliest of misbruikt kan oplopen tot ruim 75.000 euro per keer. Inbreuken op de beveiliging van uw gegevens hebben niet alleen financiële gevolgen. Ze kunnen ook leiden tot negatieve publiciteit, het vertrouwen bij uw klanten verminderen en merk- en reputatieschade aanrichten. Ook kunt u boetes krijgen van de regelgevende autoriteiten.

De eisen die worden gesteld aan bedrijven om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke gegevens worden steeds strenger. Het is noodzakelijk om gegevensbeveiliging een essentieel onderdeel te maken van uw beleid, niet alleen voor uw eigen organisatie en uw medewerkers op afstand, maar ook voor de bescherming van elk bestand dat binnen en buiten het bedrijf in omloop is.

NMA ICT Solutions helpt u graag bij het maximaliseren van de beschikbaarheid en veiligheid van waardevolle informatie en het minimaliseren van de risico’s binnen uw bedrijf.

Het is tevens mogelijk om uw klantenportal uit te breiden met de webshop functionaliteit. Wij stellen voor u een maatwerkassortiment samen zodat u makkelijk en snel uw producten kunt bestellen.

Wij vertrouwen erop dat u de Klantenportal als zinvol ervaart en er gemakkelijk uw weg in vindt. Dat neemt niet weg dat wij altijd openstaan voor ideeën en suggesties, om u zo nog beter van dienst te kunnen zijn. Kortom een extra dienst die wij u graag bieden.

Momenteel hebben we geen openstaande vacatures, maar u kunt natuurlijk altijd een open sollicitatie sturen.

NMA ICT Solutions is sinds haar oprichting in 1997 uitgegroeid tot een ICT-dienstverlener die u met hoogstaande oplossingen kan ontzorgen. Wij dragen de zorg over uw ICT-omgeving zodat u en uw medewerkers zich volledig kunnen richten op de hoofdactiviteiten.

Ons bedrijf bestaat uit zo’n 70 medewerkers, verdeeld over de hoofdvestiging in Nijmegen en een vestiging in Tilburg. U kunt NMA ICT Solutions herkennen aan haar klantgerichtheid, deskundigheid en betrouwbaarheid. Graag willen wij met u een relatie aangaan voor de lange termijn, op basis van wederzijds vertrouwen en kwaliteit.

Wij beschikken over specialisten voor iedere laag van uw ICT-omgeving. Zij denken met u mee en dragen oplossingen aan die uw organisatie structureel verder kunnen helpen. Om het voor u overzichtelijk te houden hebben we onze oplossingen verdeeld in een aantal groepen:

• Platforms & Storage
  Uw onderliggende ICT-infrastructuur, die ervoor zorgt dat uw medewerkers informatie kunnen opslaan, raadplegen en verwerken.
• Secure Networking
  Alle technische maatregelen die ervoor zorgen dat informatie binnen uw organisatie veilig is en blijft. De integriteit van uw data blijft gewaarborgd; enkel en alleen bevoegden hebben toegang.
• Messaging & collaboration
  Voorzieningen in de ICT-omgeving die er voor zorgen dat uw medewerkers gebruik kunnen maken van gedeelde informatie en online kunnen samenwerken.
• Clients, access & application delivery
  De wijze waarop uw medewerkers toegang hebben tot informatie en de wijze waarop deze informatie aan hen wordt aangeboden.
• Managed Services
  Een uitgebreid portfolio aan ICT diensten.
• Hosting Solutions
  

Missie
Bij NMA ICT Solutions dragen wij zorg voor de totale ICT-omgeving van bedrijven, overheden en andere organisaties.
Als team stellen wij onze klanten centraal en stellen wij hoge kwaliteitsnormen aan onszelf. Wij zorgen er iedere dag voor dat onze klanten zich volledig op hun hoofdactiviteiten kunnen richten. Inventarisatie, advies, implementatie en beheer, vormen samen met het leveren van producten van gerenommeerde partners de basis voor onze oplossingen.

Visie
Onze verwachting is dat het ICT gebruik bij bedrijven, overheden en andere organisaties de komende jaren zal blijven toenemen. ICT omgevingen worden complexer en continuïteit en veiligheid zullen van levensbelang blijken. Meer dan ooit is er behoefte aan een ICT partner; een consultant, een oplosser. Een partner die uitblinkt op het dienstverlenende vlak, en in staat is om een lange termijn relatie aan te gaan op basis van kwaliteit en vertrouwen. Meer dan ooit is er behoefte aan een partner als NMA ICT Solutions.

Het is onze ambitie uw organisatie te ondersteunen bij het bereiken van de doelstellingen door de zorg voor uw ICT-omgeving geheel of gedeeltelijk uit
handen te nemen. Wij bieden veilige, betrouwbare en flexibele ICT-oplossingen die bijdragen aan een positief resultaat van uw organisatie, zodat investeringen in ICT ook daadwerkelijk rendement opleveren.

Emailarchivering elimineert ook de noodzaak om op elke individuele computer naar persoonlijke archieven te zoeken. Emailarchiveringssystemen bieden geavanceerde zoek- en terughaalfuncties. Op deze manier kunnen gebruikers hun berichten terugvinden op een snelle en efficiënte manier. Zonder effectief emailarchiveringssysteem kan het vinden van een email heel lastig zijn.

�
Waarom e-mail archiveren?
Er zijn vier hoofdredenen voor het archiveren van zakelijke e-mail:

• opslagbeheer
• kennisbeheer
• naleving van wetgeving en voorschriften
• procesvoering

Hoewel de data die onder de regelingen vallen per sector verschillen, moeten alle records die met de bedrijfsactiviteit van een organisatie te maken hebben, voldoen aan wettelijke eisen en voorschriften. Hieronder vallen onder andere gegevens betreffende werknemers en klanten, correspondentie tussen organisaties en financiële documentatie.
Dit betekent dat documenten minimaal vijf jaar bewaard moeten worden vanaf het einde van het fiscale jaar.

Opslagbeheer
De opslag van e-mails mag niet ten koste gaan van de prestaties van uw e-mailserver, dus moeten ze buiten deze server om worden opgeslagen. Uw mailserver hoeft dus niet langer e-mails op te slaan en zal beter blijven presteren. Maar het belangrijkste “bijkomende” voordeel is de continue back-up van alle e-mails.

Kennisbeheer
Het emailsysteem van een organisatie is een opslagplaats van kennis. Het kan enorm veel informatie bevatten die vaak van levensbelang is voor het bedrijf. Toegang tot deze informatie kan ervoor zorgen dat gebruikers productiever worden.

Een archiveringssysteem kan de juiste kennismanagementtools bieden (zoals het sorteren van emailrecords en geavanceerde zoekfuncties) om medewerkers in staat stelt de kennis die in het emailarchief ligt opgeslagen, te beheren.

Wet- en regelgeving
In de Archiefwet 1995 staat “elk document dat een rol vervult bij de taakuitoefening binnen de organisatie is in principe een archiefstuk.” Dat betekent dat je emailberichten hoort te archiveren als ze deel uitmaken van een dossier, project of opdracht.
Email komt in de meeste gevallen bij één persoon binnen. Als organisatie moet u ervoor zorgen dat ook deze email automatisch wordt bewaard.
�
Naast de Archiefwet zijn er nog meer wetten en regels waaraan men zich moet houden, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Overheidsinstanties en telecom- of internetproviders hebben te maken met specifieke regels voor het bewaren van e-mails. Maar ook bedrijven die zaken doen met buitenlandse bedrijven moeten voldoen aan extra regels, zoals de Sarbanes Oxley regeling voor het doen van zaken met beursgenoteerde Amerikaanse bedrijven. Ook de regelgeving binnen de EU verschilt nog per land, maar zal op termijn op Europees niveau worden geregeld.
Mocht u in een juridisch proces belanden dan is het goed om te weten dat e-mails steeds vaker geaccepteerd worden als bewijslast. Denk aan de interne e-mails over het ‘kopiëren’ van de Java programmeertaal van Sun door Microsoft.

Procesvorming
Niet alleen vanuit de wet gezien is het wenselijk om alle e-mail te bewaren. Ook vanuit zakelijk perspectief is het belangrijk om dossiers compleet te hebben.

Een procedure waarbij alle email automatisch wordt opgeslagen verschaft ook duidelijkheid naar het personeel, wat het privégebruik zal beperken.

Ook op het gebied van emailarchivering is NMA ICT Solutions uw partner voor advies, implementatie en ondersteuning. Neem contact met ons op voor meer informatie!